こんにちは、ビリーブの藤井です(^^♪
本日は 業務の属人化のデメリットと解消方法 について探っていきたいと思います。
業務の属人化とは
特定の従業員のみが業務の進め方や内容を把握している状態を指します。
つまり、その担当者以外は業務を遂行できない、または著しく困難な状況のことです。
昨今の人手不足で、建設業は特に属人化が起こりやすいと言われています。
具体的な例
特定の担当者しか使えない独自のツールやシステムを使用している
業務に必要なノウハウや情報が、担当者の頭の中にしかない
マニュアルや手順書がなく、口頭伝承に頼っている
特定の担当者しか対応できない顧客や取引先が存在する
属人化の主なデメリット
業務のブラックボックス化
特定の担当者しか業務内容を把握していないため、業務プロセスやノウハウが共有されず、他の従業員が対応できなくなる。
担当者が不在の場合、業務が滞ってしまう。
人的ミスの見逃し
チェック体制が不十分になり、ミスが放置される可能性が高まります。
対応が遅れると施主様とのトラブルや収益減少など、重大な問題に発展する可能性があります。
品質のばらつき
担当者のスキルや経験によって成果物の品質が左右され、標準化が困難になる。
経験の浅い従業員が育ちにくい。
業務効率の低下
担当者が抱える業務量が偏り、長時間労働や業務の遅延が発生しやすくなる。
担当者が抱える業務が多いため、担当者が急に休む、もしくは退職をしてしまった場合、業務がストップしてしまう可能性がある。
人材育成の阻害
ノウハウが共有されないため、他の従業員がスキルアップする機会が失われる。
若手従業員の育成が遅れ、技術継承が困難になる。
評価の不公平化
個人の能力に依存した業務になりやすく、担当者の業務量を正確に把握することが困難になるため、正しい人事評価が行えなくなる可能性がある。
担当者は「こんなに頑張っているのに・・・」と不満に思うかもしれません。
属人化の解消方法
業務の可視化と標準化
業務プロセスを洗い出し、マニュアルを作成する。
業務フロー図やチェックリストを作成し、誰でも同じ品質で業務を遂行できるようにする。
情報共有の促進
情報共有ツールやシステムを導入し、ノウハウや情報を共有する仕組みを構築する。
定期的なミーティングや勉強会を開催し、情報交換の機会を設ける。
多能工化の推進
複数の業務を遂行できる人材を育成する。
ジョブローテーションや研修制度を導入し、従業員のスキルアップを支援する。
ITツールの活用
業務管理システムや施工管理アプリを導入し、業務効率化と情報共有を促進する。
クラウドサービスの活用で、どこからでも情報にアクセスできるようにする。
組織文化の変革
情報共有を重視する文化を醸成する。
従業員同士が協力し、助け合う風土を作る。
これらの対策を組み合わせることで、属人化を解消し、より効率的で持続可能な組織へと成長することができます。
いかがでしたでしょうか。
マニュアルの作成など少し時間がかかるかもしれませんが、長期的に見れば効率的です。
会社が一体となって取り組み、技術やノウハウを継承していけば、持続可能な組織へと成長することができます。
大切なことは「再現性」ですね！
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