こんにちは！　ビリーブの藤井です(^^♪

本日は　議事録の重要性をお伝えいたします。

施工管理職において、打ち合わせや会議は欠かせません。

施主様や、公共工事の場合は発注者である県や市の担当者、協力業者さんなど多くの人々や業種と関わることになります。

忙しく日々に追われる中の会議や打合せなど、あとで思い返せば結局どうなった？となるのは安易に想像できますね。

そこで大事になってくるのは記録を残すことです。

ここでは議事録についてお伝えしたいと思います。

議事録の重要性

会議の記録と活用

議事録は、会議や打ち合わせの内容を記録し、共有するための重要な文書です。

作成することで、以下の様な様々なメリットが得られます。

1. 情報の共有と伝達

議事録は、参加者だけでなく、欠席者や関係者にも会議の内容を正確に伝えることができます。

決定事項や議論の経緯を共有することで、認識のずれを防ぎ、スムーズな連携を促進します。

2. 決定事項の明確化と責任の所在

議事録には、決定事項や担当者が明確に記載されます。

これにより、「言った・言わない」といった曖昧さを解消し、責任の所在を明確にすることができます。

3. 業務の効率化

議事録は、会議の内容を振り返る際に役立ちます。

議論の蒸し返しや確認作業を減らし、業務効率を向上させることができます。

4. 過去の経緯の把握

議事録を蓄積することで、過去の議論や決定事項を簡単に把握することができます。

過去の経緯を踏まえた上で、より良い判断や意思決定を行うことができます。

5. 組織の活性化

議事録は、情報共有を促進し、組織全体のコミュニケーションを活性化させます。

風通しの良い組織文化を醸成し、より良い成果を生み出すことができます。

議事録作成のポイント

結論を最初に述べ、要点を明確にする

具体的な内容を記載する

決定事項や担当者を明確にする

参加者の意見や質問も記録する

誤字脱字がないか確認する

まとめ

議事録は、会議の記録だけでなく、情報共有や業務効率化、組織活性化など、様々な面で重要な役割を果たします。

会議の際には、積極的に議事録を作成し、活用することをおすすめします。

いかがでしたか？

急いでメモをとると、自分で書いたはずなのになぜだか判読不能・・・なんてことよくあります笑

文字起こしなどのパソコンのツールを使うのもいいですね。

つい最近、議事録の重要さを再認識することがあり、何かいい方法がないか、建築の勉強会で話し合ったところです(^^♪

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